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念書とは覚え書きの一種であり、本来の用途としては決定事項や約束事項を記録しておくための文書をいいます。
会社内で使用される念書は、社員の失敗に応じて課される反省文書となります。
始末書を書くほどの重い失態ではなく、顛末書や理由書を書かせるほどではない場合に、本人の反省と自覚を促すために
提出させられる文書といえます。
失敗をした場合や遅刻を繰り返した場合など、社会人としての甘さや不心得、自覚の欠如に対して警鐘を鳴らす役割が念書にはあります。
念書は懲罰のためのものではなく、始末書より重く懲罰的な色合いを持ちますが、念書はただ、本人の反省を促したいという意図の元に
課せられる文書であるため、念書を書く際にはこの点に配慮して記入する必要があります。
念書は社内で使用する文書に限らず、一般生活にも適用できます。念書は、法律的には契約書であり法的な拘束力を持っています。
友人にお金を貸す場合など、念書を書くことで返済の義務を明確化させることが可能になります。返済についてのトラブルが生じた場合に、
念書があると有利に働きます。
浮気に念を押す場合にも強い味方となってくれます。二度と浮気をしないという誓いを夫に文書化させ、それを破った場合は念書という
証拠によって、様々な場面で活用することが出来ます。
しかし、すべてを念書で文書化しようとすると関係がぎくしゃくしてしまいます。どうしても約束事を守ってもらう必要がある場合には、
念書は強い味方になってくれます。
念書の書き方としては、まずタイトルですが、覚書でも念書でも確約書でもなんでも問題ありません。
念書の書かれている内容の方が重要となります。
念書の内容ですが、、５Ｗ１Ｈを意識して書くことが大切です。
誰がいつ誰に何をどれだけどうやってどうしたか、を記入することが念書を書くコツです。
人物の特定は念書の書き方として重要ポイントであり、それがないと効力がなくなってしまうこともありえます。
念書の書き方で、日付も重要です。日付がないと証拠としてその念書の効力は弱くなるため注意する必要があります。
吉日などと抽象的でなく、平成○年○月○日というようにしっかり書きましょう。
念書の書き方の最後としては、署名と押印です。これがないと念書の効力は激減してしまいます。
民事訴訟法の証拠部分では、署名押印がある書面は証拠となると書かれているように重要なところです。
念書の書き方での署名押印ですが、ハンコは認め印でも大丈夫です。
確実な念書の書き方としては実印を押した後に印鑑証明書を添付すると証拠として強力な文書になります。